wosinen.7m.pl

Что такое архивный справочник

Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи содержащихся в ней документах. Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения. Дайте определение архивной описи.

Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр. Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержания и оформления, совершенствование описаний. В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником. Дайте понятие архивного каталога. Назовите виды архивных каталогов. Какая информация помещается в каталожную карточку?

Основной текст описи содержит ее описательная статья. При наличии особо ценных документов возможно ведение в описательную статью их аннотаций. Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов. Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения.

В совокупности они составляют архивную информационную среду. Архивные справочники могут быть обязательными — опись, каталог и дополнительными — указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справочниками.

Путеводители охватывают информацию на уровне Архивного фонда РФ, группы архивов, архива, ряда архивных фондов. В зависимости от этого путеводители подразделяются: Путеводитель по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающий название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, аннотации, библиографию.

В оглавлении перечисляются разделы описи с указанием их листов по валовой нумерации. В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.

Путеводители помимо сведений об основных архивных фондах могут содержать сведения о неаннотируемых фондах. Путеводители по архивам могут содержать библиографию, в которой указываются не только данные общей библиографии, но и публикации документов архива или сообщений о них.

В нем, в соответствии с темами, указываются название, номер фонда, крайние его даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фондообразователя и условия доступа и использования документов. Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, начиная с Архивного фонда РФ и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Архивного фонда РФ по хранилищам его всего или отдельных его частей.

Ко вторым — предметные — именной и географический. Наиболее распространенными видами каталогов являются: Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематический разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов.

Путеводитель является обязательным справочно-информационным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов. В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе информации он может быть внутри и межархивным.

Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня. Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах. Вторичная документная информация , информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов.

В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью. Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикации, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.

Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера.

Архивный фонд РФ; Центральный фондовый каталог Росархива; справочники и указатели общероссийского значения; сеть архивов; фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов; путеводители и указатели межархивного значения; архив; путеводитель или краткий справочник; книга поступлений; список фондов; листы фондов; описи; каталоги; тематические обзоры; указатели; паспорт архива.

Составьте каталожную карточку, используя состав документов вашего архива. Путеводители, их виды, назначение Архивный путеводитель — архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведения об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

В результате возможно описание на уровне части документа, документа, группы документов, единицы хранения, группы единиц хранения. Каталожная карточка включает следующие атрибуты: Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными.

Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные. Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые.

Каталога государственных архивов, их виды, назначение Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

Как правило, в путеводителях информация делится на сведения о фондах досоветского, советского, постсоветского периодов. Внутри их материал располагается исторически и логически. Путеводитель состоит из основной части, в которой дается характеристика фондов и документов, и справочного аппарата, включающего титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. При составлении путеводителей главным требованием к ним является полнота отражаемых сведений, наличие справочных данных архив, фонд, опись, единица хранения , при необходимости — аннотация к документам.

Принципы построения научно-справочного аппарата: Архивные справочники могут структурироваться горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.

Дайте понятие архивного путеводителя.

Каталогизация архивных документов — совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из: При каталогизации осуществляется дифференцированный подход: При определении вида каталога учитываются: Каталоги могут строится на основе логический или алфавитной структуры. К первым относятся систематические, тематические, хронологические.

Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном — единице хранения, при групповом — связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.

Что является системой научно-справочного аппарата НСА? Назовите принципы построения НСА. Какие виды справочников в архивном фонде РФ? Составьте вертикальный и горизонтальный уровни справочников. Описи дел, их назначение и виды Архивная опись — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата.

В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными. Тематический путеводитель по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые конкретной темой.

Назовите виды архивных описей. Правила составления описи дел постоянного хранения. Составьте опись дел по личному составу, используя документы организации. Составьте внутреннюю опись личного дела.

Объектом описания является единица хранения. При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Пред составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов деле. Правила основные требования оформления описи: Структура составления описи учреждения: Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.

Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает: Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс — условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача содержании информации, зафиксированной в документах, закреплении места делений в классификационной схеме и определении связи между этими делениями.

Назначение и функции НСА к документам АФ РФ Научно-справочный аппарат к документам архива включает в себя комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования. Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный наобеспечение организаций и лиц Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах.

Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Дополнительно может сообщаться библиография по архиву. В зависимости от задач, стоящих перед таким путеводителем, он может быть общем или тематическим. При подготовку путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, предназначенных для него, отборе сведения, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата.