Экспертная комиссия инструкция по делопроизводству

Данная работа ведется в организации постоянно и заключается в изучении документов с целью установления сроков хранения. Экспертиза ценности документов согласно нормативно-методическим требованиям проводится поэтапно:. Для человека несведущего в архивном деле все вышесказанное может показаться довольно неподъемным занятием.

Попутно в структурных подразделениях отобрали с полок дела с истекшими сроками хранения для их уничтожения. В процессе отбора документов дела могут переформировываться. Часть документов такого дела может быть постоянного хранения как имеющих научно-историческое значение, остальные будут храниться 5 лет.

Фактически это обозначает следующее. К примеру, в архиве организации решили обработать документы постоянного хранения и по личному составу за год.

Начать надо с образования ЭК приказ о создании ЭК и разработки и утверждения положения об ЭК, так как без экспертной комиссии вы не можете согласовать описи дел и акт на уничтожение документов. Далее Вам надо разобрать все документы на 3 категории: Затем разобрать документы по годам и приступать к обработке. Имейте ввиду, что списывать документы с истекшими сроками хранения можно только после утверждения описей дел за эти годы! Евгения, посоветуйте, что сделать в первую очередь созданной ЭК при отсутствии номенклатуры дел за все года?

Председателем ЭК рекомендуется назначать заместителя руководителя, секретарем — представителя делопроизводственной службы или архива. Обязательно ли количество должно быть нечетным? Если да, то есть ли какой-то законодательный документ говорящий об этом? Мое руководство хочет иметь четное количество участников. Никакого нормативного акта, тем более, законодательного, по этому поводу нет.

Если Ваша организация не является источником комплектования государственного архива, надо смотреть 4 графу перечня отчеты по НИР — до минования надобности.

Спасибо за Ваши ответы. Если ваша организация является планируется стать источником комплектования государственного архива, то лучше непосредственно обратиться в этот архив. Они предложат готовую форму. Какой документ входит в систему распорядительной документации? Какой бланк документа применяют при оформлении внутренней докладной записки? Правила оформления распорядительных документов подробно изложены на сайте.

Просто принято в любой комиссии, где решения принимаются простым большинством голосов, назначать нечетное число членов комиссии, это целесообразно при голосовании. Евгения, скажите пожалуйста где можно посмотреть образец Соглашения о сотрудничестве в области архивного дела и какие сопроводительные документы к нему требуются.

Там же есть образцы бланки документов, в том числе докладной записки. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на всех поступающих входящих документах. В чем их существенное отличие? Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии ЭК организации утверждено приказом Росархива от ЦЭК создаются в министерствах, ведомствах и организациях, имеющих подведомственную сеть, они контролируют работу ЭК подведомственных организаций и оказывают им методическую помощь.

Спасибо, что ответили на мой предыдущий вопрос. Хотела у Вас поинтересоваться:. Каков должен быть состав ЭК и количество членов ЭК, если в организации есть архив, секретариат и еще несколько подразделений, которые являются сдатчиками дел в архив? Оптимальный состав ЭК для небольшой организации — 5 человек.

Сразу проводить оценку документов в отделах составлять описи для сдачи дел в архив и выделения к уничтожению или все-таки разработать номенклатуру на текущий год, а только после этого браться за разбор документов в отделах? Лучше сначала разработать номенклатуру дел.

В экспертную комиссию следует включить хотя бы трех человек: Хотя в небольшой фирме выбор часто сужается до бухгалтера и секретаря. Как правило, председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя. Заседания экспертной комиссии организации проводятся по мере необходимости с обязательным составлением протоколов. Посмотрите на пример протокола заседания экспертной комиссии. Он включает все основные вопросы, встречающиеся в ее деятельности: При этом пользуются номенклатурой дел организации за соответствующий год, типовым и ведомственным последним, если существует перечнями документов с указаниями сроков их хранения, а также другими существующими нормативными документами в области архивного дела.

Она позволит Вам ориентироваться в массиве документов и дел. Статей, применительно такому делу много. Вроде бы одновременно и к перечню года можно отнести и НТД касается тоже. Разумеется, можно ссылаться на несколько статей перечня при условии, что срок хранения у них один. В организации, имеющей несколько подведомственных организаций, создается ЦЭК. В обычной организации — только ЭК. У меня есть один проблемный препод с очень высокими требованиями. На какие вопросы мне нужно найти ответы чтобы рассчитаться с ней?

Пришли в эти отделы и отобрали только намеченные дела постоянного хранения и по личному составу за год, в установленном порядке передали их в свой архив. В архиве специалист свой или чужой по договору проведет научно-техническую обработку этих дел, в соответствии с нормативными требованиями к формированию и оформлению дел. Остальные документы за год оставили на полках дожидаться, когда сроки хранения истекут или отпадет практическое значение.

Посоветуйте, за что в первую очередь браться. Из своих соображений, чувствую, что надо сначала понять, что можно уничтожить в связи с истечением сроков хранения. Для этого надо создать приказ об ЭК и положение о её работе. То есть начать хотя бы с избавления от ненужного.

В этом случае допускается частичное оформление дел — не проводить пересистематизацию и нумерацию листов, не подшивать в твердую обложку, можно обойтись без листа-заверителя. Однако, данные послабления не распространяются на обработку дел по личному составу. Их срок хранения, как правило, составляет 75 лет, такие документы обрабатываются в установленном порядке. Согласно существующим требованиям отбор дел нужно вести исключительно с полистным просмотром.

Вне зависимости от выбранного варианта проведения экспертизы ценности документов в организации должна быть создана экспертная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя. В обязательном порядке разрабатывается положение об экспертной комиссии организации. За основу можете принять приведенный образец положения файл doc.

Акт составляется при отборе дел с истекшими сроками хранения к уничтожению. А если дела не уничтожаются, зачем же тогда составлять акт? Наша организация не является источником комплектования архива. Собираемся уничтожить приказы главка, отчеты НИР тилетней давности. Ценности и актуальности они не имеют. Наука давно ушла вперед. Изменились нормативы, ГОСТы и т. В какой последовательности это можно сделать? Затем внести в акт на уничтожение, сославшись на протокол заседания ЭК?

На самом деле справиться с поставленной задачей не так уж и сложно. Я расскажу вам обо всем по порядку. Вот здесь посмотрите список нормативно-методических документов , на основании которых ведется работа. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве может проводиться как самостоятельно, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением соответствующего договора об оказании услуг.

В реальности это требование не всегда соблюдается. Слишком уж трудоемко и не всегда оправдано. Особенно если документы отбираются для уничтожения, а вы и так знаете, что они не имеют практического или исторического значения. Дела, которые предстоит подшить в твердую обложку постоянного или долговременного хранения , отбираются уже обязательно с полистным просмотром.

Результат экспертизы ценности документов оформляется составлением архивных описей дел и акта на уничтожение дел. Спасибо, что отвечаете на наши вопросы порой повторяющиеся, но все же Получила задание организовать архивное хранение документов в организации, где ранее архив никак не велся. Нет ни номенклатур, ни описей, ничего. Зато много документов, требующих обработки.

Просмотрели номенклатуру дел, наметили интересующие дела, определили в каких структурных подразделениях они находятся.

Что написать в протоколе? Сначала надо составить акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Основанием для отбора документов к уничтожению являются перечни документов с указанием сроков хранения, действующие на момент создания документов.

ЭК создаются в организациях, не имеющих подведомственной сети. Инструкцию по делопроизводству ИД и какую, созданную у нас или утвержденную в вышестоящем органе? Вы не пишете, что за организация федеральная, региональная? Без этого трудно дать консультацию. А вообще подобные вопросы решает уполномоченный орган в области архивного дела в регионе на основании Закона ФЗ.